با توجه به اینکه اکثر کسب و کارها مشتریان خود را بر اساس سیاست‌های مجموعه، اعتبار سنجی و برای آنها سقف تعیین می‌کنند، شرکت شایگان سیستم دو امکان تعیین سقف بدهکاری/بستانکاری و سقف بدهکاری/بستانکاری با اسناد را در نرم افزار حسابداری حسابگر فراهم نموده است. با استفاده از امکان سقف بدهکاری/بستانکاری می‌توانید برای مانده حساب و با استفاده از امکان سقف بدهکاری و بستانکاری با اسناد می‌توانید برای مبلغ چک‌های پاس نشده حساب، سقف تعیین کنید. در ادامه با ذکر مثال این دو امکان شرح داده می‌شود. فرض کنید می‌خواهید برای یک مشتری سقف اعتباری برای مبلغ 10/000/000 ریال بدهکاری و 15/000/000 ریال بدهکاری با اسناد تعریف کنید که اگر مانده بدهکاری حساب و اسناد بیشتر از این مبالغ باشد، سیستم هشدار دهد. برای تعیین سقف بدهکاری/بستانکاری در نرم افزار حسابداری حسابگر بعد از تعریف حساب، در فرم اصلی برنامه بر روی دکمه معرفی حساب کلیک کنید. در فرم باز شده در زبانه اطلاعات کلی، در قسمت نام حساب، با انتخاب دکمه ذره‌بین از لیست حساب‌ها، حساب مورد نظر را انتخاب کنید. در قسمت سقف بدهکاری، سقف بدهکاری حساب و در قسمت سقف بدهکاری با اسناد، سقف بدهکاری با اسناد را وارد کنید. برای تعیین نوع کنترل سقف بدهکاری/بستانکاری سیستم از مسیر شرایط محیطی > پارامترهای حسابداری را انتخاب کنید. در فرم باز شده با استفاده از پارامتر شماره 3 «نوع کنترل وقتی مانده حساب بیش از اعتبار می‌شود» نوع کنترل اعتبار مانده حساب را تعیین کنید که می‌تواند یکی از سه حالت بدون کنترل، پیغام داده شود و جلوگیری شود، باشد. در صورتی که حالت بدون کنترل را انتخاب کنید سیستم هیچ کنترلی روی سقف بدهکاری/بستانکاری تعیین شده برای حساب ندارد. با انتخاب حالت پیغام داده شود، در صورتی که مانده حساب بیش‌تر از سقف تعیین شده باشد، سیستم پیغامی مبنی بر افزایش بدهکاری یا بستانکاری نمایش می‌دهد. با انتخاب حالت جلوگیری شود، در صورتی که مانده حساب بیش‌تر از سقف تعیین شده باشد، سیستم از ثبت ردیف مربوطه جلوگیری می‌کند. با استفاده از پارامتر شماره 11 «نوع کنترل وقتی مانده حساب بیش از اعتبار اسناد می‌شود» نوع کنترل اعتبار مانده حساب اسناد را تعیین کنید که می‌تواند یکی از سه حالت بدون کنترل، پیغام داده شود و جلوگیری شود، باشد.برای مشاهده نحوه کار کنترل سقف تعیین شده، فاکتور فروشی  به مبلغ 10/000/000 ریال صادر کنید. پس از صدور وضعیت بدهکاری حساب به شرح زیر است:

سقف بدهکاری حساب	میزان بدهکاری حساب	مبلغ باقی مانده تا رسیدن به سقف بدهکاری حساب	سقف بدهکاری با اسناد حساب	میزان بدهکاری با اسناد حساب	مبلغ باقی مانده تا رسیدن به سقف بدهکاری حساب
10/000/000	10/000/000	0	15/000/000	0	15/000/000

همانطور که مشاهده می‌‎کنید مبلغ بدهکاری حساب به سقف بدهکاری آن رسیده است و در صورتی که برای این حساب فاکتور دیگری صادر کنید، سیستم به شما پیغامی مبنی بر افزایش بدهکاری برای حساب نمایش می‌دهد. فرض کنید برای تسویه فاکتور صادر شده، یک برگه چک به مبلغ 10/000/000 ریال دریافت می‌کنید. در این صورت وضعیت بدهکاری حساب به شرح زیر است:

سقف بدهکاری حساب	میزان بدهکاری حساب	مبلغ باقی مانده تا رسیدن به سقف بدهکاری حساب	سقف بدهکاری با اسناد حساب	میزان بدهکاری با اسناد حساب	مبلغ باقی مانده تا رسیدن به سقف بدهکاری حساب
10/000/000	0	10/000/000	15/000/000	10/000/000	5/000/000

همانطور که گفته شد با امکان تعیین سقف بدهکاری/بستانکاری با اسناد در نرم افزار حسابداری حسابگر می‌توانید برای چک‌های پاس‌نشده حساب سقف تعیین کنید. تا به اینجای مثال همانطور که در جدول بالا مشاهده می‌کنید، برای حساب مذکور یک چک پاس نشده به مبلغ 10/000/000 صادر شد که مبلغ باقی مانده تا رسیدن به سقف بدهکاری حساب 5/000/000 است. حالا اگر فاکتور فروشی صادر کنید که در آن حساب مورد نظر به اندازه مبلغ 10/000/000 بدهکار شود. در این صورت سیستم به شما پیغامی مبنی بر افزایش بدهکاری با اسناد برای حساب به اندازه مبلغ 5/000/000 نمایش می‌دهد. در صورتی که وضعیت چک دریافتی برای فاکتور شماره 120 را به وضعیت پاس شده تغییر دهید، در این صورت وضعیت بدهکاری حساب به شرح زیر است:

سقف بدهکاری حساب	میزان بدهکاری حساب	مبلغ باقی مانده تا پر شدن سقف بدهکاری حساب	سقف بدهکاری با اسناد حساب	میزان بدهکاری با اسناد حساب	مبلغ باقی مانده تا پر شدن سقف بدهکاری حساب
10/000/000	0	10/000/000	15/000/000	0	15/000/000