دفاتر حسابداری

 

بر اساس ماده ۶ قانون تجارت تمامی تجار به استثنای کسبه جزء مکلف هستند دفاتر حسابداری شامل دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر دارائی و دفتر کپیه را داشته باشند. در حال حاضر دفتر دارائی و کپیه منسوخ شده‌اند.

دفتر کل و روزنامه دفاتر اصلی یا قانونی و مورد تایید اداره دارایی و دفتر معین، دفتر غیر رسمی یا کمکی می‌باشد. هر شرکت، موسسه یا سازمانی که ملزم به پرداخت مالیات در حیطه‌کاری خود می‌باشد، موظف‌ است دفاتر قانونی سال جاری را در سال قبل از طریق وبسایت اداره ثبت شرکتها پلمپ و در این دفاتر تمام رویدادهای مالی سال جاری شرکت را ثبت نماید و پس از تکمیل، در زمان رسیدگی به اداره امور مالیاتی تحویل دهد. مودیان در اظهارنامه‌ای که به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌کنند، موظف‌اند تعداد و شماره ثبت دفاتری که برای سال مالیاتی مورد رسیدگی پلمپ کرده‌اند را ذکر نمایند.

برای تکمیل دفاتر حسابداری، نکته قابل توجه روش تحریر دفاتر است که باید به درستی انجام شود چنانچه تحریر دفاتر مطابق با قوانین سازمان امور مالیاتی ثبت شود، محاسبه مالیات به صورت خود اظهاری صورت می‌گیرد و در صورت وجود هر گونه اشتباه در تحریر دفاتر قانونی حسابداری، محاسبه مالیات به صورت علی‌الرأس در نظر گرفته می‌شود. تحریر دفاتر قانونی حسابداری به صورت دستی و روزانه توسط حسابدار انجام می‌شود و در صورتی که سازمان از نرم‌افزار حسابداری مورد تایید دارایی استفاده کند، می‌تواند با ارسال درخواست به اداره دارایی و بعد از تایید، این دفاتر را به صورت ماهانه ثبت نماید.

با استفاده از نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم می‌توانید گزارشات مرتبط به تحریر دفاتر حسابداری را تهیه کنید که در ادامه هر یک به تفصیل بررسی می‌شود.

۱- دفتر روزنامه: دفتر روزنامه یکی از دفاتر حسابداری مورد تایید اداره دارایی است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به صورت سند به سند به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌شوند.

برای تهیه گزارش دفتر روزنامه به صورت روزانه در نرم افزار حسابگر از مسیر گزارشات > گزارشات عمومی حسابداری > گزارشهای دفاتر حسابداری > گزارش دفتر روزنامه را انتخاب کنید. گزارش تهیه شده مشابه نمونه زیر است.

دفتر روزنامه

در صورتی که تحریر دفاتر به صورت ماهانه باشد، تمام رویدادهای مالی ماه در یک سند تجمیع می‌شود. پس دفتر روزنامه ماهانه طی ۱۴ سند نوشته می‌شود که شامل ۱۲ سند برای ۱۲ ماه سال و ۲ سند شامل سند افتتاحیه و اختتامیه است.

برای تهیه گزارش دفتر روزنامه به صورت ماهانه در نرم افزار حسابگر از مسیر گزارشات > گزارشات عمومی حسابداری > گزارشهای دفاتر حسابداری > گزارش دفتر روزنامه تجمعی را انتخاب کنید. گزارش تهیه شده مشابه نمونه زیر است.

دفتر روزنامه ماهانه

با استفاده از گزارش‌هایی که نرم افزار حسابگر در اختیارتان قرار می‌دهد، می‌توانید دفتر روزنامه سازمان خود را به صورت روزانه و ماهانه با توجه به نیاز خود تهیه نمایید. در ادامه ستون‌های هر صفحه از دفتر روزنامه که به تفصیل بررسی می‌شود.

شماره روزنامه: در حالت تحریر دفتر روزنامه به صورت روزانه در ستون شماره روزنامه، شماره سند ثبت می‌شود و در حالت تحریر دفتر به صورت ماهانه، شماره روزنامه با توجه به تاریخ سند با یکی از مقادیر ۱ تا ۱۴ (افتتاحیه، ۱۲ ماه سال، اختتامیه) تکمیل می‌گردد.

تاریخ: در حالت تحریر دفتر روزنامه به صورت روزانه در ستون تاریخ، تاریخ ثبت سند و در حالت تحریر دفتر به صورت ماهانه، عبارت‌های افتتاحیه، نام ماه صدور سند و اختتامیه با توجه به بازه تاریخی سند در این ستون ثبت می‌شود.

شماره دفتر کل: شماره صفحه حساب ثبت شده در دفتر کل در این ستون قرار می‌گیرد.

نکته: این ستون با توجه به دفتر کل و در زمان تحریر مشخص می‌شود.

شرح: نام حساب کل در این ستون ثبت می‌شود.

بدهکار و بستانکار: در این ستون مجموع مبالغ تراکنش (بدهکاری و بستانکاری) مربوط به هر حساب با توجه به بدهکار یا بستانکاری آن در ستون مربوطه ثبت می‌گردد.

۲- دفتر کل: دفتر کل یکی دیگر از دفاتر حسابداری قانونی است که در آن گردش هر کدام از حساب‌های کل به صورت جداگانه با توجه به گردش آن حساب کل در یک یا چند صفحه ثبت می‌گردد. صورت‌های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه معمولا به صورت هفتگی یا ماهانه یا نهایتا تا ۱۵ روز بعد از هر ماه به دفتر کل منتقل می‌شوند. چنانچه دفتر روزنامه به صورت روزانه باشد، تحریر دفتر کل به صورت روزانه و در صورتی که دفتر روزنامه ماهانه باشد، تحریر دفتر کل نیز به صورت ماهانه انجام می‌شود.

برای تهیه گزارش دفتر کل به صورت روزانه در نرم افزار حسابگر از مسیر گزارشات > گزارشات عمومی حسابداری > گزارشهای دفاتر حسابداری > گزارش دفتر کل را انتخاب کنید. گزارش تهیه شده مشابه نمونه زیر است.

در حالت تحریر دفاتر کل به صورت ماهانه، گردش‌های مالی ماهانه هر حساب کل در یک ردیف تجمیع و در دفتر کل ثبت می‌شود.

دفتر کل

برای تهیه گزارش دفتر کل به صورت ماهانه در نرم افزار حسابگر از مسیر گزارشات > عمومی حسابداری > گزارشهای دفاتر حسابداری > گزارش دفتر کل تجمعی را انتخاب کنید. گزارش تهیه شده مشابه نمونه زیر است.

دفتر کل ماهانه

با استفاده از گزارش‌‌های دفتر کل نرم افزار حسابداری حسابگر، می‌توانید دفتر کل سازمان خود را ثبت نمایید. در ادامه ستون‌های دفتر کل به تفصیل بررسی می‌شود.

شماره روزنامه: شماره صفحه حساب کل ثبت شده در دفتر روزنامه در این ستون ثبت می گردد.

نکته: این ستون با توجه به دفتر روزنامه و در زمان تحریر مشخص می‌شود.

تاریخ: در حالت تحریر دفتر کل به صورت روزانه در ستون تاریخ، تاریخ ثبت سند و در حالت تحریر دفتر به صورت ماهانه، عبارت‌های افتتاحیه، نام ماه صدور سند و اختتامیه با توجه به بازه تاریخی ثبت سند در این ستون وارد می‌شود.

شرح: در این ستون شرح ردیف نوشته می شود.

بدهکار و بستانکار: در این ستون‌ها مبلغ تراکنش مربوط به هر ردیف سند با توجه به بدهکار یا بستانکار بودن ثبت می‌گردد.

باقیمانده: در ستون باقیمانده، مبلغ باقیمانده هر ردیف نمایش داده می‌شود .

تشخیص: در ستون تشخیص، وضعیت بدهکار یا بستانکاری باقیمانده نمایش داده می‌شود.

۳- دفتر معین: دفتر معین یک دفتر کمکی است که تراکنش‌های حساب‌های جزء یک حساب کل در آن ثبت می‌شود که همواره جمع مانده حساب‌های یک حساب کل برابر با مانده حساب کل مرتبط، در دفتر کل است.

برخی موسسات برای پیگیری امور مالی خود نیازمند مشاهده گردش حساب‌های خود هستند که اطلاعات موجود در دفتر کل و روزنامه نمی‌تواند پاسخگوی این گونه نیازها باشد بنابراین برای رفع این مشکل از دفاتر حسابداری کمکی مانند دفتر معین استفاده می‌شود.

برای تهیه گزارش دفترمعین حسابها در نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر گزارشات > عمومی حسابداری > گزارشهای دفاتر حسابداری > گزارش دفترمعین حسابها را انتخاب کنید. گزارش تهیه شده مشابه نمونه زیر است.

دفتر معین
فهرست